Atribuțiile
Direcţiei Judeţene de Evidenţă
a Persoanelor Brăila
Direcția Județeană de Evidență a Persoanelor Brăila are următoarele atribuții principale:
- actualizează, utilizează și valorifică Registrul național de evidență a persoanelor;
- coordonează și controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor;
- coordonează și controlează modul de gestionare și de întocmire a registrelor de stare civilă;
- asigură emiterea certificatelor de stare civilă, a cărților de identitate;
- aprovizionează serviciile publice comunitare locale de evidență a persoanelor cu imprimatele necesare activității de stare civilă a persoanelor, distribuite de Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor ;
- monitorizează și controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecției datelor referitoare la persoană;
- semnează pe listele electorale permanente și desemnează reprezentanți în componența grupului tehnic de lucru a prefecturii care are atribuții de urmărire și soluționare operativă a problemelor apărute pe perioada derulării alegerilor;
- gestionează resursele materiale și de dotare necesare activității proprii;
- ține evidența registrelor de stare civilă, exemplarul 2, și efectuează mențiuni pe acestea, conform comunicărilor primite;
- avizează dosarele care cuprind solicitări de rectificare a datelor de stare civilă precum și dosare care cuprind solicitări de transcriere a certificatelor de stare civilă ale cetățenilor români procurate din străinătate primite de la serviciile publice comunitare locale de evidența persoanelor sau de la compartimentele de stare civilă din cadrul primăriei unității administrativ-teritoriale unde s-a depus cererea, în vederea emiterii dispoziției primarului;
- alocă, din Registrul Unic al certificatelor de divorț, numărul certificatului de divorț, la solicitarea ofițerului de stare civilă delegat ca urmare a constatării desfacerii căsătoriei prin acordul părților;
- înscrie pe marginea exemplarului II al actului de căsătorie mențiunea desfacerii căsătoriei din copia certificatului de divorț primită de la notarii publici și apoi transmite, de îndată, comunicare de mențiune la exemplarul I al actului de căsătorie;
- continuarea procesului de modernizare a serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor din județul Brăila prin măsuri care au ca scop atragerea fondurilor europene;
- îndeplinește și alte atribuții stabilite prin reglementări legale.
Atribuții pe linia de evidență a persoanelor:
- îndrumă și controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare locale privind eliberarea actelor de identitate, precum și a altor documente în sistem de ghișeu unic;
- coordonează organizarea, funcționarea, conservarea și exploatarea evidențelor manuale, deținute de serviciile publice comunitare locale, în conformitate cu prevederile legale, ordinele și instrucțiunile care reglementează acest domeniu;
- monitorizează activitatea de eliberare a actelor de identitate desfășurată de serviciile locale, în scopul identificării cauzelor sau condițiilor care pot favoriza ori determina eliberarea actelor de identitate, ca urmare a declinării unei identități false, pentru prevenirea acestor situații;
- primește cererile depuse de persoane în vederea obținerii certificatului de atestare a domiciliului și a cetățeniei române;
- analizează și avizează dosarele care cuprind solicitări de transcriere a certificatelor de stare civilă ale cetățenilor români procurate din străinătate primite de la serviciile publice comunitare locale de evidența persoanelor sau de la compartimentele de stare civilă din cadrul primăriei unității administrativ-teritoriale unde s-a depus cererea, în vederea emiterii dispoziției primarului;
- analizează și avizează dosarele care cuprind solicitări de schimbare a numelui pe cale administrativă primite de la serviciile publice comunitare locale de evidența persoanelor, în vederea emiterii dispoziției primarului;
- colaborează cu biroul informatic pentru verificarea calității datelor preluate în Registrul național de evidență a persoanelor de către serviciile publice comunitare locale;
- colaborează cu autorități ale administrației publice locale, cu atribuții pe linia întocmirii și eliberării documentelor de identitate, mișcării populației și evidenței acesteia;
- comunică date referitoare la persoane fizice solicitate de instituțiile cu atribuții în domeniul apărării, siguranței naționale și ordinii publice, justiție, administrațiile financiare, agenții economici, precum și la cererea persoanelor fizice și juridice, în temeiul legii;
- semnează pe listele electorale permanente și desemnează reprezentanți în componența grupului tehnic de lucru a prefecturii care are atribuții de urmărire și soluționare operativă a problemelor apărute pe perioada derulării alegerilor;
- întocmește referate cu concluziile rezultate în urma verificărilor operative solicitate de personalul Ministerului Afacerilor Interne cu privire la persoanele care nu au acte de identitate asupra lor și au fost reținute sau arestate, suspecte, sau prinse în flagrant, victime ale unor accidente sau infracțiuni, readmise etc.;
- urmărește modul de rezolvare a deficiențelor consemnate în procesul verbal având ca finalitate îndreptarea erorilor din cuprinsul actelor de evidența persoanelor;
- asigură soluționarea, în temeiul legal, a petițiilor cetățenilor, inclusiv a celor referitoare la activitatea și comportarea personalului serviciului public;
- ține legătura cu șefii serviciilor publice de evidență a persoanelor locale, pentru cunoașterea nemijlocită a stadiului și modului de realizare a sarcinilor și atribuțiilor ce le revin;
- pe baza concluziilor rezultate din activitatea structurilor locale, formulează propuneri pentru îmbunătățirea muncii, completarea și modificarea metodologiilor de lucru extinderea ori restrângerea unor sfere de activitate;
- implementează date din registrele manuale de stare civilă exemplarul II în programul direcției, în scopul creării unei baze de date informatizate care va conține informații cu privire la starea civilă a persoanelor din județul Brăila;
- asigură colaborarea și schimbul permanent de informații, în scopul realizării operative și de calitate a atribuțiilor de serviciu;
- oferă informații de specialitate, în cadrul programului de relații cu publicul;
- centralizează și întocmește situațiile statistice, precum și sintezele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial și anual de către serviciile publice comunitare locale de evidență a persoanelor;
- desemnează un reprezentant pentru a participa la concursurile pentru încadrarea posturilor vacante din specialitatea evidența persoanelor;
- asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
- asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informații clasificate.
Atribuții pe linia de stare civilă:
- îndrumă și controlează întreaga activitate de stare civilă a județului; efectuează controale tematice, precum și verificări periodice privind gestiunea certificatelor de stare civilă la oficiile de stare civilă de pe raza județului; urmărește modul de rezolvare a deficiențelor consemnate în procesul verbal întocmit ca urmare a controalelor având ca finalitate îndreptarea erorilor din cuprinsul actelor de stare civilă;
- organizează instruirea ofițerilor de stare civilă pentru perfecționarea pregătirii profesionale atât din aparatul propriu, cât și la servicile locale, pentru clarificarea tuturor problemelor ridicate cu ocazia dezbaterii principalelor prevederi ale actelor normative care reglementează regimul actelor și faptelor de stare civilă;
- desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din primării; asigură prezența unui reprezentant la predare-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcție a ofițerilor de stare civilă sau când, din diferite motive, ofițerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
- alocă, din Registrul Unic al certificatelor de divorț, numărul certificatului de divorț, la solicitarea ofițerului de stare civilă delegat ca urmare a constatării desfacerii căsătoriei prin acordul părților;
- întocmește situațiile statistice periodice, precum și analizele semestriale, privind volumul activității de stare civilă din cadrul județului, pe care le înaintează Direcției Generale pentru Evidența Persoanelor;
- analizează și întocmește documente cu concluziile rezultate în urma verificărilor și investigațiilor efectuate în dosarele de schimbare a numelui pe cale administrativă și face propuneri motivate de aprobare sau respingere a solicitării;
- analizează și avizează dosarele care cuprind solicitări de transcriere a certificatelor de stare civilă ale cetățenilor români procurate din străinătate primite de la serviciile publice comunitare locale de evidența persoanelor sau de la compartimentele de stare civilă din cadrul primăriei unității administrativ-teritoriale unde s-a depus cererea, în vederea emiterii dispoziției primarului;
- analizează și avizează dosarele care cuprind solicitări de rectificare acte stare civilă primite de la serviciile publice comunitare locale de evidența persoanelor sau de la compartimentele de stare civilă din cadrul primăriei unității administrativ-teritoriale unde s-a depus cererea, în vederea emiterii dispoziției primarului;
- primește, verifică și distruge certificatele de stare civilă greșit completate și anulate, trimise de serviciile publice comunitare locale de evidența a persoanelor;
- informează Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor cu privire la dispariția unor documente de stare civilă cu regim special “ în alb” și participă la verificările și cercetările ce se efectuează în cazul dispariției acestora;
- asigură sprijinul necesar soluționării spețelor de sare civilă, atipice, sesizate de serviciile locale ale primăriilor;
- colaborează cu serviciile de poliție judiciară și criminalistică pentru clarificarea situației persoanelor cu identitate necunoscută; asigură colaborarea și schimbul permanent de informații, în scopul realizării operative și de calitate a atribuțiilor de serviciu;
- urmărește punerea în legalitate cu certificate de naștere a persoanelor internate în unitățile sanitare și de protecție socială, centralizează periodic rezultatele obținute; colaborează cu instituțiile Diecției de Sănătate Publică și cu maternitățile, pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a căror identitate nu este cunoscută sau, în cazul în care se constată acest lucru, pentru stabilirea cu operativitate a identității acestora;
- oferă informații de specialitate, în cadrul programului de relații cu publicul;
- asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informații clasificate;
- primește și distribuie în teritoriu listele cu coduri numerice precalculate (C.N.P.) și controlează modul de atribuire și înscriere a codurilor în actele de stare civilă;
- asigură, în condițiile legii, reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute, sau distruse, parțial ori total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise, iar la împlinirea termenului de 100 de ani asigură, conform normelor medodologice, predarea lor la Direcția Județeană a Arhivelor Naționale Brăila;
- întocmește și expediază întreaga corespondență de stare civilă;
- implementează date din registrele manuale de stare civilă exemplarul II în programul serviciului, în scopul creării unei baze de date informatizate care va conține informații cu privire la starea civilă a persoanelor din județul Brăila;
- asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
- primește, actualizează, păstrează și gestionează registrele și opisele de stare civilă exemplarul II de la oficiile de stare civilă locale, asigurând securitatea și conservarea acestor documente;
- primește comunicări de mențiuni de la oficiile de stare civilă locale, precum și de la Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor pe care le înregistrează în registratura proprie, curentă și specială;
- înscrie pe marginea actelor de stare civilă mențiuni privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările fiind clasate în vederea arhivării;
- înscrie pe marginea exemplarului II al actului de căsătorie mențiunea desfacerii căsătoriei din copia certificatului de divorț primită de la notarii publici și apoi transmite, de îndată, comunicare de mențiune la exemplarul I al actului de căsătorie;
- identifică actele de stare civilă vizate, întocmește și eliberează extrase pentru uzul oficial al organelor în drept a le solicita ( instanțe judecătorești, parchet, poliție, notari publici, primării);
- soluționează alte sarcini prevăzute de lege.